制度・手続き

契約書の送付には、日本郵政の書留(+配達証明)、レターパックを使う

フリーランスをしていると契約書のやり取りも行う機会が増えます。CloudSignのような電子契約サービスを使っていない会社も多いので、紙でのやり取りが発生します。

残念ながら....本当に面倒だ....

初めてだと、どうやって契約書を送れば良いのかわからないと思うので、まとめてみました。

結論

日本郵政の「簡易書留」、「一般書留+配達証明」、「レターパック」のどれかを使う!!

これで終わりなのですが、理由を知りたい方は続きを読んでください。

 

使える手段は郵便法で決められている

郵便法というのがありまして、そこに信書の送付についても明記されています。

契約書は信書です!!

郵便法の内容を一部引用します。

第二条 郵便の業務は、この法律の定めるところにより、日本郵便株式会社(以下「会社」という。)が行う。
(郵便に関する料金)

(中略)

第四条 会社以外の者は、何人も、郵便の業務を業とし、また、会社の行う郵便の業務に従事する場合を除いて、郵便の業務に従事してはならない。ただし、会社が、契約により会社のため郵便の業務の一部を委託することを妨げない。
○2 会社(契約により会社から郵便の業務の一部の委託を受けた者を含む。)以外の者は、何人も、他人の信書(特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。以下同じ。)の送達を業としてはならない。二以上の人又は法人に雇用され、これらの人又は法人の信書の送達を継続して行う者は、他人の信書の送達を業とする者とみなす。
○3 運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。
○4 何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書(同項ただし書に掲げるものを除く。)の送達を委託してはならない。
(利用の公平)

出典元: 電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ 郵便法

第二条にあるように、「会社」が指しているものは、「日本郵便株式会社」です。つまり、日本郵便株式会社以外の人が信書のやり取りをしてはダメだよーと書かれています。

 

日本郵便株式会社のどのサービスを使えば良いか?

日本郵便株式会社を使うとしても色々な手段があります。ただ、契約書を送付する場合は、「相手に届いたか確認できる、追跡ができる」必要がありますよね!?

この要件を満たす契約書送付に適したサービスは次の3つです。

  • 一般書留+配達証明
    • 配達証明とは一般書留に追加できるオプション。一般書留(簡易書留よりも詳細に追跡できる)なので、追跡サービス有り。配達証明を付けることで、郵便局から差出人(自分)に受取人に渡したことを意味する「郵便物等配達証明書」を送ってもらえます。
    • 基本料金+435円(一般書留)+320円(配達証明)
  • 簡易書留
    • 一般書留よりも追跡の粒度が粗い分、安価。追跡内容としては十分ですけど。(配達証明は簡易書留では利用不可)
    • 基本料金+320円
  • レターパックプラス
    • 全国一律料金で利用できる。レターパックライトもあるが、ライトの場合は郵便受けに入る場合は、郵便受けに入れられます。そのため、対面で渡してくれるレターパックプラスを使った方が安心。追跡サービス有り。
    • 一律520円

私は頻度が低いので値段を気にせず安心感のある「一般書留+配達証明」を使っています。頻度が高い、いろんな地域に送る人は、レターパックプラスが手間がかからず楽でしょう。(封筒用意しなくて済む、料金一律)

以上、契約書の送り方でした。


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